新しいことが始まると、慣れるまでとても大変です。けれども、いざやってみるとなかなか難しいなと感じることは多くないでしょうか？思っていた結果にならなかったり、いらない作業に集中してしまったり、前日になって慌てて作業したり……。一生懸命やったつもりだけれども、それが検討違いの方向だったなんてこともあります。そんな方にオススメなのが、目標を達成するためのタスク管理です。目標を達成するには、ゴールから逆算して必要なタスクを決めて、それを実行していくための計画が必要になります。新入社員のうちに覚えておけば、後々周りとの差がつけられるかもしれません。あなたのお仕事の効率を上げ、成長につながるための手段になれれば幸いです。
その1，目標を明確にする！“そもそも曖昧な目標は達成が難しい”
タスクを管理する前に、まずはどのような目標を達成したいのかを明確にしましょう。社会人の目標には所属する会社の目標と個人の目標がありますよね〜そこをはっきりと分けて考える必要があり新社会人にとってはまず会社での仕事を覚えることが重要です。その中から、優先順位をつけることが容易になります。また、設定する目標は必ず以下の注意を守るようにしましょう。
● 具体的にする
☆ いつまでに達成するかといった期限や、達成したい売上金額などは全て具体的に決めます。
● 達成可能な目標にする
☆ 明らかに無理な目標は達成が難しく自信を失うことにつながる可能性があります。ハードルは上げすぎないことが大切です。
● 測定可能にする
☆ ゴールにたどり着くにはいつまでに何をしてないといけないか具体的な数値目標を設定する。
● 結果よりもプロセスに注目する
☆ 結果はもちろん大切ですが、過程に注目することも大切です。目標達成のためのプロセスや方法を考えることで、より効果的に目標に向かって取り組むことができます。
● 短期的な目標を設定する
☆ 短期的な目標も設定することで、自信をつけて次のステップに進むことができ、モチベーションの維持につながります。
目標は、自分自身の希望や夢、やりたいことなどを踏まえて、自分にとって意味のあるものであることが重要ですが希望をいだいて就職した会社の仕事や会社はどこに向かって進んでいるのか企業理念など理解して新人としての仕事を進めていき早めに会社に慣れることがたいせいつですよ！
その2、リストを作成する“タスクの制作から実行、管理までの 5ステップ”
目標達成のためのまずは仕事のタスクをリストアップし、優先度を設定しましょう。
締め切りが近いもの、重要なもの、簡単なもの、時間がかかるものなどを考慮して順序を決定します。新入社員の場合は諸先輩方の言うことを聞いてまずはみんなと同じことができるようにこの記事を生かしてください。
たくさんあってどこから手を付ければいいか分からない、そういったことは苦手だという方は、以下の手順がオススメです。
＜ステップ1＞すべてのタスクを書き出す
まずは頭の中にあるすべてのタスクを紙やメモ帳、付箋に書き出します。
これにより、忘れてしまうことなく、やるべきことが把握できます。
＜ステップ2＞優先順位をつける
書き出したタスクに対して、優先順位をつけます。
優先度の高いタスクから順番にやっていくことで、効率的に仕事を進めることができます。
この際、付箋を使うと並べ替えが簡単です。
＜ステップ3＞期限を設定する
各タスクに対して、期限を設定します。
期限を設定することで、タスクを後回しにしないようになります。
＜ステップ4＞カテゴリー分けする
「メール関連のタスク」「ミーティング関連のタスク」「レポート作成のタスク」などといった具合でタスクをカテゴリー分けすることで、仕事の種類ごとにまとめて管理することができます。
＜ステップ5＞進捗状況を確認する
リストアップしたタスクをこまめに確認することで、進捗状況を把握することができます。
進捗が遅れている場合は、優先度を再調整したり、作業方法を見直したりすることができます。
タスクをリストアップすることでやるべきことを整理し、効率的に仕事を進めることができます。
３．タスクをグループ化する
関連するタスクをグループ化し、まとめて取り組むことで効率的に進めることができます。
● カテゴリーごとにまとめる
☆ 例：ロジェクトに関するタスク／メールに関するタスク／会議に関するタスク／など
● 目的や目標に基づいてまとめる
☆ 例：プレゼンテーションに関するタスク／セールスに関するタスク／顧客対応に関するタスク／など
● 期限に基づいてまとめる
☆ 今日中に終わらせるべきタスク／今週中に終わらせるべきタスク／など
● 役割に基づいてまとめる
☆ 部下に割り振るべきタスク／上司に報告すべきタスク／
● 依存関係に基づいてまとめる
☆ レポートを書くために情報収集が必要な場合、情報収集のタスク／レポート作成のタスク
グループ化することで関連するタスクを一度に管理することができ、タスクを効率的に進めることができます。
一見すると手間に思われるかもしれませんが、効率的に進めていくためには必要な作業です。
４．余裕を持った計画を立てる
タスクを計画するときは、余裕をもってスケジュールを立てましょう。機材の故障や体調不良など思わぬトラブルが発生する可能性があるため、タスクを計画する際には実際にかかる時間よりも長めに見積もることが重要です。そうすれば万が一予期せぬ事態が発生しても対応する余地ができ、作業の効率を向上させることができます。また、長期的な計画を立てる場合には、将来のスケジュール変更や予定外のタスクが発生する可能性も考慮する必要があります。スケジュールが詰まり過ぎていると、ミスを防止するために必要な時間が確保できなくなり、ストレスや作業の質の低下につながる可能性があります。そのため、タスクを計画する際には余裕をもってスケジュールを立て、必要な時間とリソースを適切に割り当てることが重要です。
一見時間がかかって無駄な作業に思うかもしれませんが、それが結果的に目標達成への近道となります。
５．タスクを実行する
計画が立てられたら、それに基づいてタスクを実行しましょう。その際には、こんなことに留意することが大切です。
● 優先順位を決める
☆ 実行するタスクに優先順位をつけ、重要度や緊急度に応じて順番に取り組むようにしましょう。優先順位を決めることで、時間やリソースを最大限に活用し、効率的にタスクを遂行することができます。
● 集中する
☆ タスクを実行する際には、集中して取り組むようにしましょう。周囲の騒音や、メールやSNSの通知など、気が散る要因をできる限り排除することで、集中力を維持し、効率的に作業を進めることができます。
● スケジュールに従う
☆ 事前に立てたスケジュールに沿って、タスクを実行するようにしましょう。スケジュールに従うことで、時間を最大限に活用し、タスクを予定通りに完了することができます。ただし、途中で予想外のことが起こった場合には、計画を修正し、再度スケジュールを立てることが必要です。
● 休憩をとる
☆ タスクを実行する際には、適度な休憩を取るようにしましょう。長時間にわたって作業を続けると、疲れがたまり、集中力や生産性が低下することがあります。適度な休憩を取ることで、身体的・精神的なリフレッシュができ、効率的に作業を進めることができます。
● プライオリティを守る
☆ タスク実行中に他の人からの依頼や急なタスクが発生した場合、プライオリティを見極め、適切な判断をするようにしましょう。重要度や緊急度が高いタスクを優先することで、スムーズにタスクを遂行することができます。
タスクを効率的に遂行するためには、これらのポイントを意識し、適切に取り入れていくことが大切です。
６．進捗を管理する
進捗管理は、タスクを効率的に進める上で非常に重要です。タスクの進捗を定期的に確認し、問題があれば早めに対処しましょう。また、達成できたタスクをチェックして、未完了のタスクを洗い出すことで、次のステップを考えることができます。
● タスクリストを更新する
☆ タスクリストに新しいタスクが追加されたり、タスクの優先順位が変更された場合には、すぐにリストを更新しましょう。
● ガントチャートを使用する
☆ ガントチャートは、時間軸に沿ってタスクを配置することで、タスクの進捗を可視化することができるツールです。タスクの期限や優先順位、作業時間などを設定することで、スケジュール通りにタスクを遂行することができます。
● タイムトラッキングツールを使用する
☆ タイムトラッキングツールは、作業時間を計測することができるツールです。作業にかかった時間を正確に計測することで、タスクの進捗状況を可視化することができます。
● ステータスレポートを作成する
☆ 定期的にステータスレポートを作成することで、タスクの進捗状況をまとめて把握することができます。ステータスレポートには、達成したタスク、未完了のタスク、課題や問題点などを記載するようにしましょう。
これらの方法を組み合わせることで、タスクを効率的に遂行することができます。
その3、ふりかえり“やりっぱなしではもったいない”
タスクを実行した後には、自己評価を行い、改善点を洗い出しましょう。その先に就職した会社の改善ができるといいですね！次回のタスク管理に役立つ情報が得られるかもしれません。
● 目標達成度を評価
☆ タスクを実行する際に設定した目標に対して、どの程度達成できたかを評価しましょう。目標に対して100％達成できた場合は、自分の能力に自信を持つことができます。一方、目標に対して達成できなかった場合は、なぜ達成できなかったのかを考えることが重要です。
● タスク実行過程の評価
☆ タスクを実行する際に、どのような手順で遂行したかを振り返りましょう。手順が無駄だったり、改善できる点があった場合は、次回同様のタスクを実行する際に改善することができます。
● 課題や問題点の洗い出し
☆ タスクを実行する過程で課題や問題点があった場合は、それを洗い出しましょう。課題や問題点を解決することで、次回同様のタスクをスムーズに遂行することができます。
● スキルアップの検討
☆ タスクを実行する過程で、スキルアップが必要な場合があるかもしれません。自己評価の結果からスキルアップが必要な場合は、次回同様のタスクを効率的に遂行するためにスキルアップを検討することができます。
自己評価を通じて、自己成長に繋がることが期待できます。作業したらしっぱなしではなく、必ず振り返りの時間を持ちましょう。
まとめ
目標達成とは、なんとなく日々こなしていくのでは難しくなります。目標を達成するにはどうすればいいか、まず目標をより具体的にし、何が必要かを最初に洗い出し、ゴールから逆算して計画を立てていくことが重要です。新しいことに順応していくのは時間がかかるし大変なことですが、こういった方法で物事を冷静に見極めていくことが、成長につながり会社からの評価を上げるきっかけにもなりえます。
ぜひ、参考にしてみてください。
